Nordic Cloud, Transcription og AI

1. Aftale og abonnement

Bilaget gælder for ydelser, der er bestilt og udtrykkeligt omfattet af ordren. Individuelle skriftlige aftaler har forrang. Ordren skal før accept angive produkt, miljø, omfattede virksomheder, startdato, pris, kapacitet, forbrug, relevante databehandlerbilag og accepterede vilkårsversioner. De almindelige handels- og leveringsbetingelser gælder sideløbende.

Standardaftalen for Nordic Cloud og Nordic CRM’s Transcription Aigent-ydelse løber i 12 måneder fra aftalt start og faktureres årligt forud. Uden rettidig opsigelse fornyes den i 12 måneder. Opsigelse sendes skriftligt til support@nordiccrm.dk eller via kundeportalen med mindst tre måneders varsel til periodens udløb. Modtagelse og ophørsdato bekræftes; en dokumenterbart modtaget opsigelse gælder også uden bekræftelse.

Månedlig aftale og andre individuelle vilkår kan forhandles. Ordren skal da angive betalingsrytme, løbetid, fornyelse og opsigelsesfrist. Support følger sin separate 24-måneders første binding. Ophør af et produkt opsiger ikke automatisk support, Zoho eller Dstny.

Priser er ekskl. moms. Opstart, ekstra løsninger, brugere og særligt forbrug er kun inkluderet i angivet omfang. Udvidelser kræver accept af pris og startdato og afregnes forholdsmæssigt uden dobbeltfakturering. Ny funktionalitet og kundespecifik udvikling aftales særskilt.

Prisændringer for en kommende årsperiode varsles mindst fire måneder før, så kunden kan nå at opsige. Ved et senere varsel får kunden mindst 30 dage til at fravælge den nye periode uden ny årsforpligtelse og betaler forholdsmæssigt til ophør til hidtidig pris. Tredjepartspriser følger den konkrete licens- og leverandøraftale.

Zoho- og Dstny-licenser, telefoni, optagelse, transskription og deres forbrug er særskilte tredjepartsydelser på leverandørernes egne aftaler og priser. Nordic CRM’s abonnementsperiode og vilkår for fejlrettelse ændrer ikke disse aftaler. Zoho Terms of Service ↗ og Dstny aftalebilag ↗.

2. Nordic Cloud

Nordic Cloud er et administreret miljø til bestilte integrationer, API-forbindelser og applikationer omkring Zoho. Nordic CRM administrerer miljø, applikationer og aftalt adgang. Servermiljøet hostes hos Hetzner i EU; Hetzner leverer fysisk infrastruktur og netværk. EU-hosting af servermiljøet betyder ikke, at alle tilkoblede Zoho-, Dstny- og AI-tjenesters dataflows alene foregår i EU.

Standarddriften omfatter den aftalte aktive løsning, HTTPS/TLS, aftalt OAuth/API-adgang, almindelige platformopdateringer samt central teknisk logging og fejlovervågning via Grafana. Kapacitet, datakilder, retning, køer, genforsøg og fejlhåndtering beskrives i ordren. Nye integrationer og ændringer i kundens systemer kan kræve særskilt udvikling.

Backup: Omfattede data og konfigurationer i Nordic Cloud sikkerhedskopieres hver 14. dag. Backupkopier opbevares i 30 dage. Ved gendannelse fra seneste backup kan op til 14 dages ændringer gå tabt. Dette er ikke backup af kundens komplette Zoho-, Dstny- eller øvrige tredjepartsmiljø. Backupomfang og eventuel supplerende sikring angives i driftsbilaget.

Gendannelse: Servicemålet er gendannelse af den omfattede standardløsning inden for én arbejdsdag fra bekræftet hændelse, når anvendelig backup, nødvendige adgange og forudsætninger er til rådighed. Nordic CRM igangsætter afhjælpning uden unødigt ophold, oplyser om hindringer og holder kunden orienteret. Det er et servicemål; den faktiske gendannelsestid afhænger af de konkrete forudsætninger. En arbejdsdag følger servicevinduet mandag til fredag kl. 08–16 dansk tid, undtagen danske helligdage, 24. og 31. december.

Der er ikke et generelt procentbaseret oppetidsløfte, døgnberedskab eller automatisk servicekredit. Individuelle driftsmål kan aftales skriftligt. Supportresponstid følger den købte supportaftale og er ikke en løsningstid. Tredjepartsnedbrud ændrer ikke Nordic CRM’s ansvar for egne påtagne driftsopgaver.

Nordic CRM varsler planlagt vedligeholdelse med forventet påvirkning. Ved akut sikkerhedsrisiko kan nødvendige, proportionale indgreb foretages, og kunden informeres hurtigst muligt. Adgang begrænses til nødvendige personer og formål. Logdata, underdatabehandlere og behandling af personoplysninger fastlægges i databehandleraftalen.

3. Transcription Aigent og Dstny

Nordic CRM leverer alene transskriptionsløsninger via Dstny. Vores bestilte ydelse dækker aftalt bearbejdning, mapping, opsummering og integration af Dstny-materiale til Zoho, herunder noter og opfølgning. En automatisk handling er kun inkluderet, når den er angivet i scope.

Dstnys egne vilkår gælder fortsat for deres telefoni, optagelser, transskriptionstjenester, abonnementer, priser, forbrug, løbetider og serviceniveau. Nordic CRM’s vilkår erstatter ikke kundens Dstny-aftale. Se Dstny: vilkår, priser og SLA ↗. Den konkret accepterede Dstny-aftale er afgørende, også når en ny version offentliggøres.

Opbevaring og sletning af originaloptagelser hos Dstny følger Dstny-aftalen og de lovligt valgte indstillinger. Nordic CRM lover ikke syv dages sletning hos Dstny. Hvis en optagelse kopieres midlertidigt til vores eget behandlingsmiljø som led i bestilt integration, slettes arbejdskopien senest syv dage efter modtagelsen, medmindre en anden lovlig skriftlig instruks er aftalt. Transskripter, resuméer og noter i kundens Zoho-miljø følger kundens dokumenterede opbevarings- og sletteinstruks. Backupkopier udfases efter den relevante backupcyklus.

Kunden sikrer lovligt behandlingsgrundlag, information til samtaledeltagere, nødvendige rettigheder og korrekt Dstny-opsætning. Parterne dokumenterer modtagne data, modtagersystemer og adgang. Nordic CRM behandler personoplysninger efter indgået databehandleraftale og instruks.

Kvaliteten afhænger blandt andet af kildemateriale, lyd, sprog og Dstnys leverance. Kunden kontrollerer væsentlige navne, beløb, aftaler og opgaver før brug. Egne fejl i aftalt mapping eller automatisering behandles efter vilkårene for inkluderet fejlrettelse; kildefejl, Dstny-driftsfejl og nye ønsker efter de relevante aftaler. API-ændringer kan kræve varslet tilpasning.

4. AI-brug og kontrol

AI-resultater kan være forkerte, ufuldstændige eller misvisende. Output er ikke i sig selv en bindende aftale eller godkendt beslutning. Kunden foretager menneskelig kontrol før eksterne beskeder, tilbud, bogføring og andre væsentlige handlinger. Automatisk udførelse kræver særskilt aftalt scope med rettigheder, kontrol, stopmulighed og fejlhåndtering.

Data må kun behandles til aftalte formål i godkendte miljøer. Kundedata og fortrolige oplysninger må ikke bruges til generel modeltræning uden særskilt gyldig aftale og lovligt grundlag. Leverandører, underdatabehandlere, dataplacering, overførselsgrundlag og sletning beskrives i databehandlerbilag. Ændringer af model eller leverandør følger aftalens ændrings- og databeskyttelsesvilkår.

Særligt regulerede data og anvendelser med væsentlige konsekvenser for personer kræver konkret afklaring før behandling og idriftsættelse. En demonstration eller generel produktbeskrivelse er ikke godkendelse af en sådan anvendelse. Parterne har hver ansvar for egne lovpligter og aftalt risikovurdering, instruktion og kontrol.

Tidsbesparelse, ROI og business cases er vurderinger ud fra angivne forudsætninger, medmindre en bindende resultatforpligtelse er udtrykkeligt aftalt. Nordic CRM skal levere den bestilte løsning fagligt forsvarligt. Support og inkluderet fejlrettelse indebærer ikke, at eksterne AI-modeller altid leverer korrekte resultater.

5. Ophør, eksport og sletning

Kunden bevarer rettighederne til sine data. Ved ophør aftales tilbagelevering, eksport og den aftalte dokumentation. Standardprodukter og hostede funktioner kræver aktiv abonnementsret. Eksport sker i relevant tilgængeligt format; bistand afregnes kun særskilt, hvor aftalen og lovgivningen tillader det.

For tjenester omfattet af EU’s dataforordning respekteres ufravigelige skifterettigheder. Skift anmodes skriftligt. Det konkrete skiftebilag identificerer eksporterbare data og digitale aktiver, begrundede undtagelser, ansvar, overgang, kontinuitet, afhentningsperiode, sletning og eventuelle lovlige omkostninger. En årsperiode må ikke bruges til at afskære lovbestemt skifteret.

Efter aftalt tilbagelevering eller sletning ophører behandling i aktivt miljø efter databehandlerinstruksen. Resterende backupkopier udfases inden for 30 dages backupopbevaring og må ikke tages i almindelig brug. Lovpligtig opbevaring sker kun i nødvendigt omfang. Sletning hos Dstny, Zoho og andre leverandører håndteres efter deres aftaler og kundens instrukser.

Ved sikkerhedshændelser orienteres kunden uden unødig forsinkelse efter databehandleraftalen. Nordic CRM bistår inden for aftalt og lovpligtig ramme. Servicevinduet begrænser ikke lovpligtig hændelseshåndtering og databeskyttelse.